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你的說話方式讓人討厭嗎?
2019-03-21 15:58:26 來源:聯系電話18153207199 作者: 【 】 瀏覽:88次 評論:0
之前我們總結了一些常見的讓人討厭的說話方式。
 
說出來的話背后隱藏著的是講者的思考方式,要解決職場中“不好好說話”的問題,需要回歸到本質,分析采用這種說話方式的背后原因。
 
情況一:鋪墊太久
 
鋪墊太久往往是因為擔心,
 
擔心1:怕自己的建議不被對方接受,因此盡可能把事情說得全面一點,從前到后不忽略每一個細節,希望對方能了解你的想法,甚至能理解你的難處和不容易,最后接受你。這也算是一種心理安慰,大概是覺得說得越多,對方越懂,被認可的概率越高。
 
擔心2:擔心自己想法不被理解,所以支支吾吾,鋪墊很久,遲遲不愿意把真實的想法說出來,能拖多久是多久。
 
解決妙招:換位思考 模擬練習
 
換位思考:上一篇的請假例子,就是因為想著自己平日都不請假,或者大家都不請假,覺得請假不太好意思,所以才支支吾吾。
 
在做決定前,可以先站在對方的角度,評估自己的做法是否合適。
 
以請假為例,站在老板的角度怎么看待這個問題呢?
 
如果我是老板,員工偶爾請假并無不妥,不影響正常工作便可。所以,只要你不是在大家忙得要死、人手緊缺時請假,問題都不大,提前說出來并做好工作安排,相信大部分正常的老板都會同意。如果你還是有顧慮,可以請教部門內比較資深且關系比較好的前輩,問一下他們的意見。內心的疑慮消除了,表達起來自然就會順暢很多。
 
模擬練習:如果本身比較容易害羞,或者對自己講話的能力不太自信,那么在溝通之前最好先進行模擬練習,在心里打打腹稿,如在請假這件事上,模擬老板的反應進行談話練習,練習的過程中很容易發現問題,不斷練習與修正,真的和老板溝通時,也就不容易出現大問題。
 
綜上所述,講話鋪墊太久,本質原因還是不自信;用上述“換位思考 模擬練習”的方法,不斷地自我審視和糾正問題,一定有助于你解決這個說話效率低的毛病。
 
情況二:嘮嘮叨叨
 
這種人可能就是不自信,嘮叨的最壞之處就是讓人沒耐心聽你說,尤其是“日理萬機”的領導。所以如果你發覺自己嘮嘮叨叨,或者發現別人聽你說話總是沒什么耐性,就需要考慮下如何改變自己說話的習慣了。
 
以前有個方法叫“電梯匯報術”,不少人就是通過這個方法成功地解決了自己的工作問題,還有人專門寫成了一本關于“電梯匯報術”的書。我們把核心的內容分享給大家:
 
“電梯匯報術”是一種結構化思維,今天要介紹的是PRE的匯報結構:觀點(Position)、理由(Reason)、證據(Evidence)。
 
第一步:觀點(Position)
 
用一兩句話說清楚你想要得到的東西。要點是,直接告訴領導你想請他們做什么,獲得領導的關注,而不是解釋為什么要做,因為這么短的時間,根本來不及解釋。
 
你想要領導做的事情,一般有兩種:
 
第1種:需要領導同意做這個事情,即“YES or NO”的決定;
 
第2種:需要領導確定某個重要事項,如預算、地點等,并同意參加后續的討論。
 
因為時間緊迫,請一定要注視領導的眼睛,用堅定、簡短的語言告訴領導:“我需要得到您的……”這樣雖然唐突,卻能促使領導快速進入狀態,從而節省時間。
 
第二步:理由(Reason)
 
你需要仔細分析你的匯報材料,總結出不超過三個理由,然后試著用簡潔有力的語言表達出來。
 
簡潔的表達在于強化重點,盡量三句話,用“論點—論據—強化論點”的結構,例子如下:
 
“建議這個項目還是要做。因為如果按照現在的做法,能獲得比以前多一倍的預算,且可以打開和客戶深度合作的渠道,以后爭取更多費用,意義重大。”
 
第三步:證據(Evidence)
 
如果領導這時已經產生興趣,就會開始詢問細節,關注證據,尤其是有高C特質的領導。而這些證據最好是:權威的經驗、數據,就是那種一下子讓領導信服的內容。例子如下:
 
“這個供應商以前幫×××做過多次上千人的活動,非常有經驗,我們行業的top客戶也是找他們合作的。”
 
“使用這個技術能提升50%的效率。”
 
這里延伸兩點:
 
1.如果是要老板做“YES or NO”的決定,一般談話之前雙方都知道這件事情,所以只需要說清楚關鍵內容即可,這樣當場確定的概率也比較高。例如,做了這個事情會有多少增量,預算占比多少等。
 
2.如果不是單純拍板的內容,如和費用預算、供應商選擇有關的,就需要給領導提供多個選擇,且強調一定要按流程執行,如果不按照流程操作,會產生多么嚴重的后果等。這種情況下,在匯報的短時間內,領導不會這么快做決定,所以你可以做的是,提醒他你已經把相關資料發給他,或者說明招標會是什么時候,請他參加。
 
最后總結一下,“電梯匯報術”比較適用于短時間、面對重要客戶或者領導的場景,這是一個比較短、平、快的過程,重點是獲得對方的關注,從而爭取機會進行后續的深入溝通,畢竟重要的決策也不是短時間內就能確定的。
 
而對于原來講話嘮嘮叨叨的人,“電梯匯報術”是一個很好的鍛煉方式。說話只是表象,暗含的是你的思考方式,當你被強迫要在幾分鐘內將事情說清楚,你就會考慮怎樣表達更有效,從而去優化你的結構化思維。
 
如果你認為“電梯匯報術”適用的場景相對有限,有沒有比較通用的優化表達的方式呢?答案是有的,我們來聊聊三段式溝通。
 
第一,講話帶序號,顯得有層次感。你可以用上“首先,其次”或者是“第一點,第二點”等帶有明顯的層次或者排序的詞語,至少讓對方聽起來是相對清晰的。
 
第二,層次內容包括結論、背景和證據。建議和領導溝通時結論在前,而和同級同事溝通時背景在前。
 
和領導溝通時把結論前置是因為領導時間有限,但結論在前對于表達有更高的要求;如果和同級同事或者在時間寬裕的情況下,還是“背景—證據—結論”的表達方式更好,因為是順著邏輯下來的,有因有果,對方也容易聽明白。
 
第三,共同確定的結論以文字記錄留作存證。
 
溝通歸溝通,形式和流程也是要有的,所以哪怕是和領導或者是其他同事溝通完,還是要有文字留底,可以以會議紀要的形式同步大家的共識,或者以郵件確認的方式。
 
而郵件正文內容可以用:“背景—問題—解決方案—證據—結論”的形式,由于此時的郵件確認主要是走個流程,因為要抄送很多人,所以有必要把事情講清楚,因此可以選擇稍微復雜的結構來表達。
 
情況三:態度不好
 
講到職場溝通之術,還有一個很重要的點是:端正態度,在之前的文章中我們也提到過那些令人討厭的職場說話方式,其中“態度不好”恐怕也是讓大家深受其害,而且態度不好所釀成的后果也最為嚴重。
 
保證正常的溝通態度,有什么方法?
 
1.少用反問句
 
反問句總是有質疑他人的意味,所以建議用一般的祈使句代替反問句。
 
祈使句:建議用這個技術,因為……
 
反問句:為什么不用這個技術呢?因為它……
 
(感受下兩句話帶給人的感覺有何不同)
 
2.別人講完三秒后再發言
 
為什么有時候大家開會會吵起來?因為互相打斷,然后心里不爽。其實有時候也不是惡意要打斷,而是心里比較著急,以為對方說完了,就立刻接了話,沒想到原來對方還沒有把話說完。
 
所以這里就有一個技巧了,就是等別人講完三秒鐘后再開始講話,讓對方有緩沖的余地,也就是確定把對方的話都聽完、聽清楚了再發言。這樣整體的節奏也不會那么緊湊,像這種“你講完我就接著講”,或者“你沒有講完我就打斷”的方式,會使整個節奏很嚴肅,甚至會有一些火藥味,也不利于大家的溝通。
 
3.不要想入非非
 
人有時候就是因為臆想的感受而產生矛盾,如你今天穿了一個黑色的衣服,我說,有些人穿黑色衣服很顯胖。其實我只是說了一個現象,但你可能會代入自己,這就很容易產生誤會。
 
工作中也是一樣的。我們討論要解決的問題,討論的都是事實,而那些我們臆想出來或衍生出來的感受都不在我們討論的范圍之內,這樣也便于我們抓住問題的核心。不要因為討論感受而跑偏,浪費太多不必要的時間。
您看到此篇文章時的感受是:
Tags:勞聯 紀德力 勞務外包十大品牌 勞務派遣 人事代理 責任編輯:laolian
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